Pytania do działu obsługi klienta - co chcecie wiedzieć najczęściej?

Wywiad z Krzesimirem Droniem - Team Leadem Customer Service Poland

O co zawsze chcieliście zapytać Dział Obsługi Klienta DR SMILE? Dla was zajrzeliśmy za kulisy i przeprowadziliśmy wywiad z Team Leaderem polskiego zespołu Customer Service. Sprawdźcie, o co najczęściej pytają pacjenci - to warto wiedzieć o leczeniu z DR SMILE!

O co najczęściej pytają pacjenci? Zacznijmy od planu leczenia

Czy w planie leczenia są przewidziane dodatkowe zabiegi i czy są one płatne?

Najczęściej wykonywanym w naszych gabinetach partnerskich zabiegiem jest stripping zębów, czyli IPR. W symulacji 3D jest on zaznaczony czerwonymi trójkątami. Jest on wykonywany w ramach płatności za plan leczenia.

W Twoim planie leczenia mogą znaleźć się również attachmenty, czyli niewielkie zaczepy mocowane na zębach, które umożliwiają wykonywanie konkretnych ruchów zębami.

Zarówno wykonanie strippingu, mocowanie oraz usuwanie attachmentów z zębów, które są przewidziane w Twoim planie leczenia, są zawarte w podstawowej cenie leczenia i nie są dodatkowo płatne.

Jeśli dentysta opracowujący Twój plan leczenia zaleci ekstrakcję zębów, należy wykonać ją u wybranego przez siebie specjalisty. Koszt tego zabiegu pokrywa pacjent, ale uspokajamy - konieczność ekstrakcji zębów przy leczeniu nakładkami DR SMILE zalecamy w mniej niż 1% wszystkich przypadków.

Gdzie mogę sprawdzić, jakie zabiegi są dla mnie przewidziane?

Wszystkie przewidziane dla Ciebie zabiegi oznaczone będą w Twoim indywidualnym planie leczenia oraz w interaktywnej symulacji 3D. W pudełku z nakładkami znajdziesz też broszurę informacyjną z wyszczególnionymi zabiegami, które musisz przejść podczas leczenia.

Na bieżąco o zabiegach przypomina też aplikacja mobilna DR SMILE. Przez nią umówisz się też na zabiegi. W razie dodatkowych pytań skontaktuj się z nami przez czat na stronie.

Ważne są również kwestie dotyczące płatności. Co warto wiedzieć?

Czy można zrezygnować z nakładek po zaakceptowaniu planu leczenia?

Akceptacja planu leczenia to wbrew pozorom poważna decyzja, która może bezpowrotnie wpłynąć na nasz uśmiech!

Dlatego aby uniknąć pochopnych zamówień, wprowadziliśmy dwustopniową akceptację planu leczenia, która równa się zamówieniu nakładek. 

Co to oznacza? Pacjent, aby zamówić nakładki, musi zaznaczyć “Zamówienie z obowiązkiem zapłaty” na dwóch kolejnych stronach planu leczenia. Informujemy go też, że nakładki są produktem wykonywanym na indywidualne zamówienie i nie mogą być wykorzystane przez innego pacjenta. To właśnie dlatego potwierdzenie planu jest wiążące i na tym etapie nie mamy już możliwości anulowania zamówienia zakładek.

W jaki sposób mogę zapłacić za nakładki?

W DR SMILE dajemy opcję płatności jednorazowej lub rozbicia płatności na wygodne miesięczne raty. Liczbę rat ustala pacjent samodzielnie: umożliwiamy płatność w maksymalnie 24 ratach 0% lub 60-72 (w zależności od skomplikowania przypadku) oprocentowanych ratach.

Po rozmowie z naszym konsultantem i zaakceptowaniem planu jeszcze raz poprosimy Cię o zatwierdzenie wybranej przez Ciebie opcji płatności w systemie CareCapital.

Wybierasz płatność jednorazową? Poprosimy Cię o wykonanie przelewu jednorazowego. W przypadku płatności ratalnej wygodne będzie ustawienie przelewu stałego. Nie udostępniamy możliwości płatności kartą ani PayPal.

Sprawdź, jak zapłacić za nakładki krok po kroku

Przejdźmy do dostawy nakładek. Jakie pytania o dostawę dostajecie od pacjentów?

Pacjenci pytają, w jaki sposób nakładki zostaną do nich dostarczone.

Przede wszystkim DR SMILE Box ze wszystkimi nakładkami zaplanowanymi na pełen okres leczenia oraz niezbędnymi akcesoriami trafia do pacjentów jeszcze przed rozpoczęciem leczenia. Oznacza to, że nie muszą oni czekać na kolejne paczki przed zmianą nakładek co 14 dni. Nakładki są też oznaczone, dzięki czemu wiemy, w jakiej kolejności je nosić.

Jeśli chodzi o dostawę, jest to przesyłka kurierska. Dlatego przed zaakceptowaniem planu prosimy o dokładne sprawdzenie adresu wysyłki. Paczka powinna być też zaadresowana na prywatny adres pacjenta. Na terenie Polski boksy dostarcza firma UPS.

Po przekazaniu paczki firmie kurierskiej można spodziewać się od nas maila z jej śledzeniem.

Mam pakiet z zestawem wybielającym. Czy dostanę go w boksie razem z nakładkami?

Nie, doradzamy aplikowanie żelu wybielającego na ostatnim etapie leczenia nakładkami. Zestaw wybielający dotrze do Ciebie osobno, w pierwszych trzech miesiącach Twojego leczenia.

Dużo pytań pojawia się w trakcie leczenia. O co pytają pacjenci na tym etapie?

Dużo pytań dotyczy zabiegów. Pacjenci często pytają, czy jeśli nie widzą w aplikacji dostępnych terminów, powinni kontaktować się z nami.

Wszystkie dostępne terminy na zabiegi (stripping, attachmenty) są widoczne w aplikacji i dział obsługi klienta nie ma dostępu do dodatkowych terminów. Prosimy o regularne sprawdzanie kalendarza w aplikacji - co kilka dni pojawiają się w nim nowe terminy zabiegów.

Co, jeśli nie zdążę zapisać się na zabieg przewidziany na danym etapie leczenia?

Może się zdarzyć, że wszystkie terminy na zabieg będą zarezerwowane i nie zdążysz przejść go na etapie zaplanowanym w Twoim planie leczenia. Bez obaw, nasze leczenie jest dostosowane do tego typu sytuacji. Jeśli przykładowo musisz udać się na stripping przed założeniem 6. zestawu nakładek, a najbliższy wolny termin przypada w czasie, kiedy powinnaś/powinieneś nosić już 6. zestaw, po prostu przedłuż noszenie poprzedniego zestawu. Nie przechodź na kolejny etap leczenia bez zaplanowanego zabiegu.

Mam problem z nakładkami. Czy kwalifikuję się do wizyty kontrolnej w gabinecie?

Charakterystycznym elementem leczenia nakładkowego jest to, że pacjent nawet bez wizyt stacjonarnych pozostaje pod stałą opieką specjalistów. W DR SMILE opracowaliśmy aplikację mobilną umożliwiającą pacjentom przesyłanie zdjęć uśmiechu co 7 dni, dzięki czemu postępy leczenia są pod stałym nadzorem. Prosimy o oznaczanie feedbacku w aplikacji i opisanie swoich odczuć w polu tekstowym - jest to przez nas na bieżąco kontrolowane.

Jeśli jednak pacjenta niepokoi przebieg leczenia, prosimy o kontakt z działem obsługi klienta przez czat lub telefonicznie. Zweryfikujemy konieczność wizyty i w razie potrzeby umówimy ją w najbliższym gabinecie partnerskim.

W trakcie leczenia nakładkami okazało się, że potrzebuję leczenia kanałowego zęba. Co zrobić?

Leczenie kanałowe w trakcie leczenia ortodontycznego najczęściej wynika z niedostatecznego sprawdzenia stanu zębów przed rozpoczęciem leczenia. Dlatego podkreślamy, jak ważne jest wykonanie badań przed rozpoczęciem leczenia. Oprócz standardowej wizyty u stomatologa zalecamy wykonanie zdjęcia pantomograficznego zębów, by wykluczyć konieczność przerywania leczenia. 

W przypadku konieczności leczenia kanałowego leczenie nakładkowe trzeba przerwać, a koszt jego kontynuacji będzie musiał ponieść pacjent.

Przez nakładki nie mogę do końca domknąć zgryzu. Co mam zrobić?

Trzeba wziąć pod uwagę, że nakładki to ciało obce, które powleka zęby, przez co zwiększa ich długość, a zatem punkt styczny pomiędzy zębami pojawia się wcześniej. Z tego powodu czasami zdarza się, że usta mogą się nie domykać - szczególnie, jeśli zaplanowane są duże ruchy płytki zębowej lub jeśli pojawiają się ruchy rotacyjne. Podczas leczenia pacjenci mogą mieć problemy z prawidłową okluzją, co jest normalnym procesem, który mija.

Jestem w drugiej połowie leczenia i nie widzę efektów. Czy muszę udać się na ponowny skan?

Każdy przypadek jest rozpatrujemy osobno, dlatego warto wziąć pod uwagę, że tempo dochodzenia do wyniku z symulacji “przed i po” również zależy od indywidualnych uwarunkowań pacjenta. Prosimy zaufać procesowi i nosić nakładki zgodnie z planem leczenia. Jeśli po jego zakończeniu efekt nadal nie został osiągnięty, zapraszamy do kontaktu. Wtedy umawiamy pacjentów na wizytę w gabinecie partnerskim i weryfikujemy efekty leczenia.

Nie odpowiedzieliśmy na Twoje pytanie? Napisz do nas przez czat, wyślij mail na [email protected] lub zadzwoń pod +48 729 086 018 (Pon.-Pt. 8:00-18:00)!